个人资料保护声明
上海交通大学新加坡校友会个人资料保护声明
Shanghai Jiao Tong University Alumni Association (Singapore) — Data Protection Notice
生效日期：2026 年 7 月 · 依据新加坡《个人资料保护法》（Personal Data Protection Act 2012，简称 PDPA）制定
一、我们收集的个人资料及目的
本会（新加坡注册社团，UEN：S99SS0012G）在会员申请及会员管理过程中收集以下资料：会员类别、姓名（中英文）、联系方式（电邮、手机、通讯地址）、出生日期、性别、居留状况、证件号码、毕业信息（毕业年月、学位、班号、专业）、准会员的在读信息（在读学校、在读专业、学生证有效期、在读年限）、学历与工作经历、毕业证书/学位证书或学生证副本、会费付款凭证，以及介绍人的姓名与电邮。收集目的为：
- 处理与评估入会申请，包括核实校友/在读身份及会费缴纳情况；
- 联系申请人填写的介绍人以确认推荐意向；
- 建立并维护本会会员名册，管理会员事务（会费与会员有效期管理、会员通讯、会员大会及理事会治理事项）；
- 遵守《1966年社团法》及其条例，包括在社团注册局依法要求时提交会员资料，以及职务人员的法定申报；
- （经单独同意）发送本会活动资讯与通讯。
二、证件号码（NRIC／FIN）政策
本会参照个人资料保护委员会（PDPC）《关于身份证号码的咨询指引》处理证件号码：证件号码仅用于会员名册的唯一身份识别、《1966年社团法》第 10 条项下的合规义务，以及职务人员向社团注册局的法定申报；不用作会员编号、登录账号或任何验证凭证；仅限授权理事查阅；申请未获批准或留存已无必要时即予删除。上传证书如印有与核验无关的身份号码等信息，申请人可先行遮挡。
三、资料的存储与跨境传输
申请与会员资料存储于本会管理的 Google 云端服务（表格与云端硬盘），其服务器可能位于新加坡境外。本会依据 PDPA 的跨境传输规定，在取得申请人知情同意的基础上进行上述存储，并采取合理措施确保资料获得与 PDPA 相当的保护标准。
四、资料保护措施
资料访问仅限秘书处及经授权的理事；存储账户启用双重验证；文件不设公开分享链接；证件号码列单独保护；理事换届时同步审查并移除访问权限；自动邮件不重复附送证书或凭证文件。
五、资料保留期限
| 资料类别 | 保留期限 |
|---|---|
| 未获批准或撤回的申请（含上传文件） | 决定/撤回后 6 个月内删除 |
| 毕业证书/学位证书/学生证副本 | 成功入会者：作为会员资格凭据在会员资格存续期间存档，用于会籍核查、有效期续期核对与争议处理；会籍终止后按「会员名册资料」一并处理。仅限授权理事查阅 |
| 付款凭证 | 作为财务凭据存档，与本会账务要求一致（约 5 年） |
| 会员名册资料 | 会员资格存续期间；会籍终止后按需要限期保留或匿名化 |
| 系统邮件发送日志（收件人、申请编号、发送结果） | 滚动保留 24 个月后删除；申请资料清除时同步移除日志中的收件人地址 |
六、您的权利
您可随时联系本会：查阅或更正您的个人资料；撤回同意（本会将说明撤回的后果，如无法继续处理申请或维持会员资格，并在合理时间内停止相关使用）；退订活动资讯（每封邮件均可回复退订或联系秘书处）。如对本会的处理方式有疑问或异议，也可向新加坡个人资料保护委员会（PDPC）反映。
七、资料保护联系人
本会秘书处担任资料保护联系人（Data Protection Officer）：
电邮：sgsjtuaa@gmail.com（请注明「个人资料事宜」，我们将在 30 天内回复）
八、声明的更新
本声明如有修订，将在本页发布并更新生效日期；重大变更将通过会员通讯告知。
English summary: This notice explains how the Shanghai Jiao Tong University Alumni Association (Singapore), a society registered under the Societies Act 1966 (UEN S99SS0012G), collects, uses, discloses, stores and retains personal data of membership applicants, members and referees in accordance with the Personal Data Protection Act 2012, including its policy on national identification numbers (collected solely for the statutory register of members, Societies Act s.10 compliance and office-bearer filings; never used for authentication), overseas cloud storage with informed consent, retention limits, and your rights of access, correction and withdrawal of consent. Contact our Data Protection Officer at sgsjtuaa@gmail.com.